Antes de catalogar una acción como urgente, haz como el guepardo cuando se dispone a cazar; no te precipites, mejor estudia las causas y consecuencias, y escoge la prioridad adecuada a cada necesidad.
Si tu jefe te pide un trabajo, y añade a su solicitud, ‘a la mayor brevedad, por favor’, significa que es urgente, o eso es lo que debería ser. Pero en realidad, ¿cuántas veces oyes este final de frase en tu oficina? ¿O cuántas veces lo pronuncias?
Tuve un jefe en Holanda que definía con una claridad meridiana lo que es o no urgente. – “Sólo cuando añada a mi petición, ‘es urgente’, tómalo como una tarea realmente apremiante, deja a un lado lo que estés haciendo y empieza a trabajar en ello. El resto de trabajos que te pida o tengas en la labor diaria, están bajo tu criterio de cuál es la prioridad que debes asignarles –“, me decía.
Ciertamente, me gustan este tipo de instrucciones, pues comprometen a ambas partes. Si soy sincero, al principio me pregunté cuántas veces me pediría tareas con el ‘es urgente’ como coletilla. Luego me di cuenta que no sólo era una estrategia de cómo solicitar una tarea, también era un apoyo para organizarme mejor.
Las buenas prácticas indican que tan sólo una o dos veces por semana debe darse una situación de ‘as soon as possible, please’. Muy, pero muy lejos, de la realidad. Hoy, un 50% o más de las tareas asignadas son de carácter ‘urgente’. Con este alto porcentaje es prácticamente imposible atender con calidad a las tareas programadas y esperar que tus líderes den un paso adelante, por ejemplo, en innovación. El equilibrio entre el día a día y el futuro de la organización no debe estar en peligro por la gran cantidad de falsas urgencias.
La mayoría de las falsas llamadas al 911, derivadas de temas administrativos, no son situaciones impensadas que surgen de cero. Muchas de las prisas se originan de creer que te acordarás de hacer algo y finalmente no lo haces, o de cualquier otro descuido o abandono que pudiste evitar o haber hecho de manera diferente. De ahí, la importancia de reflexionar sobre qué debería haber ocurrido para que esas mal llamadas urgencias no se hubiesen producido.
La verdad es que sin urgencias se vive y evoluciona mucho mejor. Eso sí, si realmente es urgente, se breve y preciso en tu exposición para que el ejecutor actúe como el guepardo en su tiempo de caza.